北京市环球律师事务所

易被忽视的管理工作——邮寄送达法律实务

作者: 黄剑 | 赵安 


近日,有评论认为:根据【(2015)民申字第134号】《中国农业银行股份有限公司丹阳市支行与丹阳珍品八宝酒有限公司金融借款合同纠纷案》裁定,通过一般快递公司(该案中所提及的是顺丰快递)邮寄催收通知不产生诉讼时效中断的效力。笔者仔细阅读了该具有“颠覆常识”意义的文章,发现完全曲解了该案例的判决书。之后已有多篇评论文章澄清:催收通知是否产生诉讼时效中断的法律效力,与寄送的快递公司无关,而与是否送达有关。笔者在此不再赘述,仅就实践中一些常见问题尝试说明。


一、EMS(邮政特快专递服务)与快递公司(邮政企业以外)在法律上的区别


(一)国家机关公文不得通过快递公司邮寄


《中华人民共和国邮政法》第五十五条规定:“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务,不得寄递国家机关公文。”

根据国家邮政局《关于进一步加强国家机关公文寄递管理的通知》(国邮发〔2015〕1号)的规定,国家机关公文需从主体、内容、形式等多方面综合认定。主体方面,制作主体包括各级中国共产党和民主党派的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关、军事机关,以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位;内容方面,仅限国家机关基于联系事务、指导工作、处理问题等公务活动而制作的书面材料;形式方面,一般具有特定的文体与格式,加盖国家机关公章。


(二)普通主体寄送函件不受上述限制,选择EMS或快递公司不影响效力


尽管有上述规定,但该等规定仅限于国家机关公文寄递,普通民事主体并不受此限制,以此来说明“所有法律性质的函件都必须用EMS发送”是没有依据的。

事实上,我国民法对于意思表示采用“到达主义”。法律并不要求意思表示的到达必须采用何种方式和途径。单方作出的文件如需作为证据提供,只要有送达的证据,满足意思表示的构成要件,就能形成完整的证据链。

在前述【(2015)民申字第134号】号案中,最高院认定银行未能中断诉讼时效的原因是,银行仅提交快递公司存根,不能证明邮件到达或者应当到达债务人,而不是说快递公司寄送的就没有法律效力。


(三)EMS送达在证据认定上更加友好,但是通过快递公司寄送函件,只要固定证据提供寄件存根与邮件回执,亦不妨碍达到证明目的


相较于快递公司,EMS 确实是国内适用面最广,公信力最强,资质等方面认可度最高的邮寄方式。最高人民法院关于债权人在保证期间以特快专递向保证人发出逾期贷款催收通知书但缺乏保证人对邮件签收或拒收的证据能否认定债权人向保证人主张权利的请示的复函(2003年6月12日 [2003]民二他字第6号)载明:“债权人通过邮局以特快专递的方式向保证人发出逾期贷款催收通知书,在债权人能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下,除非保证人有相反证据推翻债权人所提供的证据,应当认定债权人向保证人主张了权利。”也就是说,债权人以特快专递发出的邮件,即使没有签收的证明,只要能够提供邮件存根及内容,即推定送达。

然而,通过一般快递公司寄送,只要留存文件已送出的相应凭证,事后追踪文件的送达以及妥善保管已送达的证据,亦能达到预期的目的。


二、文件寄送注意事项


由于在文件送达环节的一时疏忽,未在文件寄送后查核是否已经送达并保留送达的证明,导致最终承担败诉的不利后果,可见文档管理的重大意义,值得引起注意。在此提供邮寄函件的建议操作方案如下:

1. 将邮寄函件正本编号,并在函件正本中注明:本文件一式两份,一份寄件人存,一份以EMS/快递的方式发送,且注明函号。 

2. 完整填写EMS/快递面单,尽可能准确标注品名以固定寄件内容,书写确保每一联内容都清晰可见。

3. 寄信时,在贴上面单密封后,将面单+寄件袋页进行扫描。

4. 将寄件人所存面单原件取下并妥善归档保管。

5. 寄出后及时登录EMS/快递网站对邮件进行查询。邮件送达信息弹出后,下拉显示详单,将详单页面整个打印。 

6. 邮件被退回的,应要求邮局/快递公司出具证明,说明退回原因,并保留退件原件。

7. 一份完整的归档内容包括:1)另一份函件正本(如有);2)EMS/快递面单正本复印件(扫描后打印);3)EMS/快递面单寄件人存原件;4)邮件送达打印页。

8. 在寄送重要或内容较为复杂的文件时,可考虑进行公证。


三、结语


通过EMS或者快递公司寄送催收通知均可产生诉讼时效中断的效力,关键在于是否能够证明送达。除国家机关公文必须通过EMS邮寄外,其他主体寄送有关文件可随各人习惯。但是在证据要求上对于通过快递公司寄送的文件更加严格,应当保留寄件存根与邮件回执,以形成完整证据链。文件的寄送与管理,看似小事,一旦涉及纠纷和举证,意义重大,需注意事后核实送达与否和及时归档。

 


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